1.缮印的材质缮印公文的物质材料包括两大类，一是显现符号图形的字迹材料（主要是各种印刷油墨），二是承受保持、固定字迹材料的纸张。

在公文印制过程中正确选择这两类物质材料，直接影响着公文效用的实现以及决定着公文的寿命。

因此，在选择纸张与字迹材料时必须符合适用、耐久的原则。

适用原则 就是要求纸张应适合于印刷、传递、阅读和保存等方面的需要；在选择字迹材料的油墨时，无论是颜色还是种类均应考虑适合于使用，与具体印刷方式、印刷设备的要求相一致，并使字迹清晰、醒目，有较好的视读效果。

耐久原则 就是要求纸张能在尽可能长的时间范围内，可承受各种物理的、化学的因素的破坏，保持其物理结构与化学性质的稳定，以使公文信息能与纸张一起被长久留存；要求注意字迹油墨材料在色素成份、与纸张结合方式方面的差异，选取其中最有利于延长公文寿命的产品种类。

关于纸张的选择，应与所采用的印刷方式相适合。

为使纸张的内在质量能为适用性提供保障，需注意控制影响其质量的定量、平滑度、白度、透明度等指标。

字迹材料的选择，应使之具有强或较强的耐久性，（切忌用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔油墨、铅笔等书写公文），色素成份为碳黑、结合方式为结膜的黑色油墨的耐久性最好。

色素成份为其他化学颜料的蓝色或红色的油墨，耐久性稍差一些。

以上纸张和字迹材料的指标，请参见国家标准计量管理局颁布的《国家行政机关公文格式》以及本书的公文格式和印刷部分的相关内容。

2.缮印的方式缮印，它是根据定稿制作公文正本的工作活动。

缮印主要有三种形式：手工缮写 是由人使用简单书写工具（各种笔）将字迹材料（墨、墨水）按一定规律转移固定在纸张上，形成与原稿一致的文字符号或图形，目前一般已不采用这种方式制作公文；机械誊写 指用打字机、印字机等机械设备誊录文字符号。

以这种方式制作公文，相对减轻了劳动强度，字体规范整齐，字迹清晰，虽不能（或不宜）直接大批量制作公文，但却能为批量制作提供条件，如制印版底像或直接制印版（油印）。

印刷 就是运用专门的印刷设备和技术手段批量“复制”文字、图形或图像。

它们不仅可大批量制作公文，而且有较高的制作质量。

以印刷方法制作公文的一般程序过程为：整理定稿；格式设计；制印版；制校样；校对；改版；印制；装订；检验。

用各种印刷方法制作公文，现已成为公文制作的主要方式。